1С-Франчайзи

Тел.: +7 (495) 018-32-70
E-mail: op1@anspec.ru

План предпроектного обследования компании для проекта внедрения программного продукта «1С:Предприятие 8.Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП»

План предпроектного обследования компании для проекта внедрения программного продукта «1С:Предприятие 8.Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП»
Оглавление
Цели предпроектного обследования:
  • Выявление измеримых целей Заказчика, имеющих отношение к задачам проекта
  • Определение и ранжирование процессов, нуждающихся в совершенствовании управления, оптимизации и автоматизации
  • Определение ключевых измеримых показателей, необходимых для эффективного управления процессами и расчета целевых измеримых показателей Заказчика
  • Формирование основных результатов и выводов исследования, необходимых для организации внедрения, в отчете об обследовании
Задачи предпроектного обследования:
1 этап. Предварительный анализ на основе представленной информации:
  • Сбор и обработка регламентирующих деятельность документов (в т.ч. должностных инструкций, шаблонов трудовых договоров и т.д.), на их основе:
    • Описание имеющейся орг. Структуры, функциональной Структуры, ролей
    • Информационное взаимодействие между подразделениями, ролями
    • Регламентированные бизнес – процессы, соотнесение их с подсистемами ПП, определение участников
    • Системы мотивации
    • Системы контроля
    • Классификация заказчиков, регламент взаимодействия с заказчиками
    • Классификация сторонних перевозчиков, регламент взаимодействия с ними
    • Описание рисков, рекомендации по их предотвращению
  • Описание имеющейся ИТ – инфраструктуры
  • Описание применяемых ПП
  • Описание источников данных для внедряемых подсистем
  • Разработка требований к подсистемам на основе целевых ключевых измеримых показателей с комментариями, как эти показатели должны рассчитываться
2 этап. Проведение интервью:
  • Проведение интервью
  • Подготовка и согласование с интервьюером полученных в ходе интервью ответов на вопросы и существенной дополнительной информации
  • Сбор подтверждающих и опровергающих сведений по первоначальному плану внедрения подсистем (Приложение. 1)
3 этап. Подготовка отчета об обследовании:
  1. Характеристика и деятельность. Будут описаны виды деятельности, организационная структура, характер взаимодействия с внешними и внутренними заказчиками, привлекаемыми перевозчиками, поставщиками товаров, материалов и услуг. Также будут описаны тенденции развития по объему, геолокации, номенклатуре, требования по качеству, измеримые цели, измеримые ключевые показатели деятельности.
  2. Описание существующей информационной системы (ИС). Будет описана архитектура ИС, функциональная и информационная структура ИС, взаимодействие ее компонентов в процессе взаимодействия, определены количественные и качественные характеристики
  3. Описание недостатков существующей ИС. На основе результатов интервью будут описаны имеющиеся недостатки и выявлены проблемы и\или архитектуры ИС и\или функциональной структуры ИС и\или информационной структуре ИС и\или взаимодействии ее компонент.
  4. Обоснование необходимости совершенствования существующей ИС На основе измеримых показателей деятельности раздела 1 и выявленных недостатков ИС раздела 3 будет обосновано наличие необходимости совершенствования ИС и определены направления и общий состав работ по совершенствованию ИС
  5. Цели, задачи и ограничения создаваемой автоматизированной системы (АС). Будут описаны хозяйственные, экономические и научно-технические цели и задачи, которые необходимо решить в создаваемой АС, а также охарактеризованы ограничения при ее создании.
  6. Функции создаваемой АС. Будут описаны:
    • Модели автоматизируемых бизнес процессов
    • Состав и функциональные требования к подсистемам
    • Уточненный план (на основе Первоначального плана, приложение 1) внедрения подсистем по этапам, в т.ч.:
      • состав ролей подсистемы и количество пользователей Заказчика по каждой роли
      • состав подсистемы
      • ожидаемый после внедрения результат
      • необходимые условия начала внедрения
      • ответственность заказчика
      • ответственность и состав рабочей группы исполнителя
      • планируемая длительность и расчетная стоимость внедрения
  7. Ожидаемые технико-экономические результаты внедрения АС. Будут описаны источники экономической эффективности в результате внедрения АС (экономия производственных ресурсов, улучшение качества взаимодействия с Заказчиками и перевозчиками, увеличение производительности труда и т.д.) и дана оценка изменения ключевых показателей эффективности деятельности после внедрения АС. Также будет дана оценка затрат на внедрение АС по этапам
  8. Выводы и предложения
    1. Выводы о хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности внедрения АС. Будут сопоставлены цели и задачи создания АС и ожидаемые технико – экономические результаты внедрения и сделан вывод о целесообразности внедрения АС.
    2. Предложения по совершенствованию организации и технологии процесса деятельности. При необходимости будут сделаны предложения по совершенствованию имеющейся орг. структуры, функциональной структуры, методам деятельности, видам обеспечения АС
    3. Предложения по внедрению АС. Будет содержать предложения по архитектуре АС, ее совместимости с имеющейся ИС и описание компонентов имеющейся ИС, не затрагиваемых при внедрении АС; организационной и функциональной структуре внедряемой АС; составу внедряемых подсистем; использованию лицензий, рациональной организации внедрения АС
Приложение 1.
Табл.1 Первоначальный план внедрения подсистем по этапам
Учет собственного автотранспорта:
НСИ
в т.ч. Данные о водителях
в т.ч. Данные о начислениях по з\п
в т.ч. Данные о ГСМ
в т.ч. Данные о Складах
в т.ч. Данные о Заказчиках и договорах
в т.ч. Данные о привлекавшихся перевозчиках и договорах
Финансовый модуль (тарифные сетки,…)
Тарифные сетки
Остатки взаиморасчетов
Взаимодействие с привлеченными перевозчиками
Складской учет
Остатки по складам
Управление заказами клиентов
Диспетчеризация
Оптимизационный модуль
АРМ Логиста
Маршрутизация заказов и грузов
Интеграция с системами спутникового мониторинга
Мобильное приложение для водителей для коммуникаций с диспетчерским центром
Планирование работы ТС
Учет доходов и расходов
Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами
Учет работы водителей
Плановое техобслуживание (ПТО)
Учет ремонтов и сервисного обслуживания
Учет шин, аккумуляторов, комплектации ТС
Учет ГСМ
Учет ДТП
Учет рекламаций и штрафов
Приложение 2. Краткое описание функциональных возможностей отдельных подсистем
Управление заказами клиентов
  • Регистрация предварительных потребностей в доставках
    • Учет предварительных планов доставки
    • Настройка долгосрочных (периодиеских) планов доставки
    • Самостоятельная работа клиентов со своими потребностями
    • Оперативный расчет плановых доходов и затрат по потребностям
    • FTL – перевозки
    • Учет сформированных заказов по потребностям
  • Регистрация заказов на автотранспорт
    • Формирование заказов на основании потребностей сторонних заказчиков и своих подразделений
    • Отслеживание исполнения заказов

Документ «Потребность в перевозке»

Предоставление внешним пользователям самим работать со своими потребностями в вариациях FTL (full trackload) и LTL (less then trackload) с указанием маршрута (в т.ч. с промежуточными пунктами)

Документ «Заказ ТС» как группировка документов «Потребность в перевозке», пакетная выписка документов «Заказ ТС» на основании документов «Потребность в перевозке». Учитывает требования к перевозке, доп. услуги. Регистрирует предварительные заявки и планирует ТС. Автоматическое отслеживание статусов состояний по документам «Заказ ТС»

Документ «Заказ перевозчику» - если передали заказ стороннему перевозчику

АРМ Логиста
  • Фильтрация заказов и грузов
  • Работа с разными зонами доставки грузов
  • Отражение на карте текущего местоположения автомобилей по заказам, маршрутов
  • Автоматическое и ручное распределение заказов по автомобилям
  • Коммуникации: Отправка сообщений водителям из АРМ
  • Графический интерфейс для распределения заказов
  • Автоматическая маршрутизация
  • Оптимизация подбора исполнителей
Маршрутизация заказов и грузов
  1. Создание геозон на карте
  2. Распределение транспорта по геозонам
  3. Закрепление логистов по геозонам
  4. Автоматическая маршрутизация с использованием одной или нескольких внешних компонент
Диспетчеризация
  • АРМ диспетчера для контроля выполняемых рейсов
  • Выписка и обработку путевых листов в разных режимах
  • Отслеживание состояния выполнения заказа
  • Контроль задолженности контрагента при принятии заказа
  • Контроль пригодности автомобиля по показателям: не в ремонте, нет приближающегося планового ТО, нет документов с истекшим сроком действия
  • Возможность оперативного планирования работы автомобилей
  • Можно предоставить водителям возможность самостоятельно печатать свой путевой лист
  • Можно предоставить водителям возможность самостоятельно закрывать свой путевой лист, вводя данные о результатах: показатель одометра, остаток топлива, заправки, выполненные задания и т.д.
Взаимодействие с привлеченными перевозчиками
  • Ведение картотеки ТС перевозчиков
  • Настройка тарифов и прейскурантов перевозчиков
  • Передача заказов, формирование и управление рейсами привлеченных перевозчиков
  • Организация тендеров среди привлеченных перевозчиков, в т.ч.
    • Организация тендеров по открытым заказам ТС и/или сформированным рейсам
    • Автоматическая рассылка приглашений к участию
  • Контроль срока окончания
Оптимизационный модуль
  • Оптимизация подбора исполнителя перевозки по критерию «Цена – Рейтинг» среди своих и привлеченных ТС, по открытым заказам и\или формированным рейсам
  • Оптимизация распределения заказов и построение маршрутов – несколько алгоритмов оптимизации
Учет рекламаций и штрафов
  • Оформление документов
  • Распределение на свои затраты и перевыставление подрядчику
Планирование работы ТС
  • Создание планов работы ТС с нужной периодичностью (до года) в разрезах (автомобили\модели\типы\номенклатура)
  • Формирование отчетного плана работы ТС на основе планов работы ТС
  • Формирование отчетного план/факта работы ТС на основе планов работы ТС и закрытых путевых листов
Учет работы водителей
  • Учет выработки и рабочего времени водителей
  • Рабочее время водителей рассчитывается по путевым и ремонтным листам
  • Можно вводить отклонения документом «Использование сотрудниками рабочего времени»
  • Формирование табеля (форма Т13)
  • Формирование документов «Начисление з\п» и выгрузка их в типовые конфигурации 1С, начисления по тарифам (могут зависеть от выработки, % выручки, других начислений, фикс.суммы, ночных часов, маршрутов, моделей ТС, контрагентов)
Учет ремонтов и сервисного обслуживания
  • Учет заявок на ремонт и сервисное обслуживание ТС
  • Учет выполненных ремонтов и планового ТО, замены шин и аккумуляторов, доп.комплектации ( Ремонтный лист ), в т.ч. в своем ремонтном подразделении и на сторонних автосервисах. В случае проведения ремонта на собственной ремонтной зоне, документ "Ремонтный лист" выполняет списание запасных частей со склада предприятия, а в случае проведения ремонта на стороннем автосервисе в документе указываются количество и стоимость выполненных работ. Если в ремонте участвуют водители, то время, затраченное на работу, попадет в табель учета рабочего времени водителей.
  • Закрытие заявок на ремонт
  • Выдача расходных материалов
  • Учет норм прохождения ТО в зависимости от параметров выработки и календ.сроков (в справочнике «Модели ТС и оборудования»)
  • Планирование загрузки цехов ремонтного подразделения (ремонтной зоны)
  • Аналитическая отчетность для учета ремонтов:
    • Календарный график ТО
    • Приближение сроков планового ТО
    • Заявки на ТО
    • Ведомость расхода запчастей и работ на ТС
    • Ведомость работ по заявкам на ремонт
    • Ведомость по ремонтам и обслуживанию
    • Установленные на ТС агрегаты
    • Рейтинг ТС по затратам на ремонт
    • Рейтинг причин списания агрегатов
Складской учет
  • Поступление материалов на склад
  • Перемещение материалов между складами
  • Списание материалов
  • Инвентаризация
Учет собственного автотранспорта

Основное назначение подсистемы – ведение справочника транспортных средств, учет выработки ТС и оборудования, контроль сроков замены шин и аккумуляторов, учет ДТП, контроль окончания сроков действия таких документов, как полисы ОСАГО, медицинские справки, водительские удостоверения и др.

В справочниках "Транспортные средства", "Модели ТС", "Оборудование ТС" ведется учет всей необходимой информации:

  • Гаражный и государственный номер;
  • Номер двигателя, шасси, кузова, VIN, цвет;
  • Габаритные и полезные размеры;
  • Собственный вес и грузоподъемность;
  • Количество осей и колес;
  • Тип двигателя и мощность;
  • Вид топлива и нормы расхода ГСМ;
  • Нормы прохождения планового ТО;
  • Выданные документы (полисы ОСАГО, сертификаты и т.д.);
  • Установленные шины, аккумуляторы, аптечки, рации и любое другое оборудование;
  • Закрепленный экипаж.

Можно организовать быстрый отбор автомобилей по колоннам, моделям и организациям.

В карточке можно вести учет документов, выданных на автомобиль. Программа автоматически контролирует окончание сроков действия документов;

  • водителей, закрепленных за автомобилем;
  • установленном оборудовании и прицепах;
  • шин, аккумуляторов, аптечек и прочей дополнительной комплектации автомобиля;
  • пластиковых картах и т.д.
Учет шин, аккумуляторов, комплектации ТС
  • Учет шин, аккумуляторов, комплектации ТС, агрегатов на ТС ведется в разрезе ТС, для шин – еще в разрезе мест установки. При закрытии путевых листов ведется учет пробега
  • Аналитическая отчетность
    • Рейтинг причин списания шин, аккумуляторов
    • Установленные на ТС агрегаты
    • Пробег и износ шин
    • Приближение срока износа шин
    • Приближение срока службы агрегатов
    • Остатки и обороты агрегатов на складах
    • История установки агрегатов на ТС
    • Выработка агрегатов
    • Карточка работы аккумулятора
    • Карточка работы шины
Учет ДТП

В документах «ДТП» ведется учет ДТП, в т.ч. данные ТС и водителя, сторонние участники, ущерб, страховая компания и т.д.

Анлитические отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, затраты на восстановительный ремонт, выплаты страховых компаний

  • Отчет штрафы
  • Отчет причины ДТП
  • Количество и суммы поступивших штрафов
  • ДТП
  • Отчеты по страховым выплатам
  • Рейтинг водителй по участию в ДТП
Финансовый модуль
  1. Настройка тарифной сетки для заказчиков (плановые доходы считаются по ней) – в разрезе контрагентов, договоров, моделей ТС, маршрутов, в зависимости от объема выполненной работы, пунктов прибытия и отправления, прочих областей действия, веса, объема, груза и т.д.
  2. Настройка тарифной сетки для привлеченных перевозчиков (плановые затраты на привлеченных перевозчиков считаются по ней при выборе исполнителя и ТС)
  3. При выборе собственного ТС, плановые затраты считаются на основании статей себестоимости
  4. Учет фактических затрат – в заказах и маршрутных листах
  5. Контроль задолженности контрагентов
  6. Анализ взаиморасчетов с заказчиками и поставщиками услуг
  7. Автоматическое заполнение товаротранспортных документов (ТТД) на основе путевых листов
  8. Автоматический расчет объема и стоимости оказанных услуг, формирование счетов и актов с различной степенью детализации (приложение – реестр оказанных транспортных услуг)
  9. Выгрузка в типовые конфигурации 1С
  10. Монитор руководителя - оперативная аналитика по ключевым показателям (статистика использования ТС, доходы, оказанные услуги и т.д.)
Учет доходов и расходов
  • Распределение прямых статей расходов на собственный транспорт по настраиваемым параметрам выработки в разрезе заказов
  • Учет РБП (например, расходы на страхование). Распределение РБП по настраиваемым параметрам выработки в разрезе ТС, заказов
  • Предварительный расчет себестоимости перевозки (для собственных ТС – по статьям себестоимости, для сторонних перевозчиков – по их тарифам) по данным маршрутного листа (планируемый пробег, время в работе и т.д.)
  • Учет доходов и расходов план – факт можно вести в разрезе документов «Заказ ТС»
  • Учет плановых и фактических расходов можно вести в маршрутном листе
Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами
  • Учет выданных ДС
  • Учет авансовых отчетов (АО), заполнение АО по данным путевых листов и заправок ГСМ
Интеграция с системами спутникового мониторинга
  • Он-лайн заполнение путевого листа
  • Загрузка данных по пробегу и формирование план-фактного отчета
  • Загрузка данных по ГСМ и формирование план-фактного отчета
  • Загрузка данных по местоположению ТС (координаты широты и долготы)
  • Текущее значение одометра
  • Текущее значение уровня топлива
  • Загрузка событий о нарушениях предельных значений датчиков (температурный режим, сигналы sos, скорость)
  • Онлайн трекинг ТС
  • Контроль плановых и фактических маршрутов
  • Просмотр событий
  • Быстрые коммуникации
  • Контроль сроков истечения документов ТС (страховой полис, разрешение на выполнение специальных работ)
  • Контроль сроков приближения ТО
Учет ГСМ
  • Учет поступления ГСМ (в разрезе ТС)
    • Заправки со склада
    • За наличные
    • По талонам
    • По пластиковым картам
  • Учет слива топлива
  • Учет выдачи технических жидкостей и масел на ТМ

Настройка нормативов расхода топлив, технических жидкостей и масел для ТС и агрегатов, в т.ч. учет сезонности расхода топлив, температурных коэффициентов расходов ГСМ и особых условий работы. Все алгоритмы расчета расхода ГСМ реализованы в точном соответствии с приказом министерства транспорта и позволяют рассчитывать следующие виды расхода топлива:

  • линейный расход на пробег;
  • расход на транспортную работу и на изменение собственного веса;
  • расход на работу отопителя;
  • расход на работу спец. оборудования;
  • расход дополнительные операции;
  • расход на запуск двигателя;
  • расход на пробег при выполнении специальной работы;
  • расход на простой с включенным двигателем.
    • Загрузка данных процессинговых центров по заправкам ГСМ
    • Удобный переход на летние или зимние нормы расхода топлива
    • Автоматическая установка цен заправок топлива
    • Возможность загрузки данных по фактическому расходу топлива из систем спутникового мониторинга
    • Прозрачность оборотов и расхода топлива и ТЖ в разрезе ТС, водителя, рейса
    • Контроль актуальных остатков ГСМ и ТЖ на ТС

Мобильное приложение для водителей для коммуникаций с диспетчерским центром


Возврат к списку